Microsoft Teams

Ihr Tool für die Kommunikation und Zusammenarbeit

Microsoft Teams ist das "Hub for Teamwork". Kurz gesagt DIE Office 365 Anwendung, die alle Dienste der Microsoft Cloud für den Anwender aus einer Oberfläche heraus bereitstellt. Das heißt, ob ich Besprechungen und Chats, gemeinsame Ordner- und Filestrukturen, gleichzeitiges Arbeiten an Office Dokumenten, Notizen und Wikis oder Aufgabenplanung für mich und mein(e) Team/ Projekt/ Abteilung verwalten möchte, dann tue ich dies in Microsoft Teams, an einem Ort.
Der Blick in die Zukunft lässt hoffen, dass nur noch selten die Anwendung verlassen werden muss, wenn letztendlich auch Kalender und Mail Funktionen in den Teams Client einfließen.

Wichtig zu wissen

Lizenzen: Microsoft Teams ist standardmäßig in allen Enterprise und Business Plänen der Office 365 Suite verfügbar. Vorsicht bei der Aktivierung der Anwender, planen Sie vorher die notwendige Schritte die in diesem Guide zu finden sind.

Externer Zugriff: Microsoft Teams erlaubt den Zugriff für jeden Benutzer weltweit mit einer E-Mail Adresse. Es ist dazu kein Firmen oder Office 365 Konto notwendig! Diese E-Mail Adresse muss lediglich in einem Schritt mit einem Microsoft Konto verknüpft werden und kann dann als Teil des Microsoft Azure Active Directories verwaltet werden. Diese Funktion ist selbstverständlich auf verschiedenen Ebenen des Office 365 Tenants deaktivierbar.

Kostenlose Variante: Für alle Anwender/ Unternehmen ohne Microsoft Teams, stellt Microsoft den Teams Client KOSTENFREI für bis zu 300 Anwender mit wenigen Einschränkungen zur Verfügung! Achtung, der Account darf nicht bereits in Office365 aktiviert sein.
products.office.com/en-us/microsoft-teams/free

Teams vs. Skype: Teams löst in naher Zukunft Skype for Business ab. Dazu sind in der Vergangenheit große Anstrengungen seitens Microsoft betrieben worden, um alle Funktionen aus Skype for Business auch in Teams abbilden zu können. Beschäftigen Sie sich zeitnah mit diesem Wechsel, bevor Microsoft dies für Sie tut!
Mehr zur Ablösung

Offline Arbeiten: Microsoft Teams funktioniert nur mit einer Internetverbdinung! Wenn Sie an einem Ort wie beispielsweise dem Flugzeug (oder hierzulande auch gerne mal in der Bahn) unterwegs sind, ist das arbeiten mit Microsoft Teams stark eingeschränkt!

Einführung in Teams

Hinter jedem Team in Microsoft Teams steckt eine Microsoft 365 Gruppe. Unabhängig in welcher Microsoft 365 Anwendung ich eine neue Gruppe/ Instanz/ Team erstelle, wird eine solche Gruppe mit einer Verknüpfung zu vielen anderen Microsoft 365 Diensten erstellt. Im Standard kann dies jeder Microsoft 365 Nutzer.

Das heißt, dass die Anzahl der Microsoft 365 Gruppen je nach Größe des Unternehmens sehr schnell wachsen kann. Daher gilt die Prämisse: So viele wie nötig, so wenig wie möglich!

Jede Microsoft 365 Gruppe arbeitet mit der Ausprägung der Berechtigungsstufen "Besitzer" und "Mitglied". Eine weitere Verfeinerung ist nicht vorgesehen und davon ist auch abzuraten, da diese Änderungen in einer der Office 365 Anwendungen nicht in die anderen Anwendungen durchgereicht werden und es zu Inkonsistenzen führt!

Besitzer von Teams können per Standard Teams löschen und archivieren. Die Daten werden dann entweder noch für 30 Tage im Tenant gespeichert und sind nur für Admins zugänglich und wiederherstellbar oder werden in den Schreibgeschützt-Modus gesetzt und Daten können nicht mehr verändert werden.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

Wer darf Microsoft 365 Gruppen erstellen?
Welche Namenskonventionen sollen gelten? Wie werden diese erzwungen?
An welcher Stelle sollten Office 365 Gruppen erstellt werden? Eine zentrale Plattform oder in jeder Office 365 Anwendung?
Wie Provisioniere ich Teams? Was lässt sich im Voraus über Powershell und Graph API provisionieren? Möglichkeiten Templates zu erstellen und wieder zu verwenden.
Wie sieht ein Life-Cycle eines Teams/ Office 365 Gruppe aus? Wann und wie werden diese archiviert und gelöscht?
Welches Berechtigungsstrukturen sind möglich und sinnvoll? Wo liegen meine Daten

Lesen Sie hier über die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams als Teil unserer Events der Microsoft User Group Deutschland

Weitere Tipps

Kanäle und Registerkarten

Jedes Team erhält per Standard einen Kanal "Allgemein". Dies lässt sich nicht verhindern. Dieser und jeder neue Kanal enthalten ebenfalls immer die Registerkarten "Unterhaltung" und "Dokumente". Auch dieses lässt sich nicht verhindern.
Grundsätzlich kann jedes Mitglied auf jeden Kanal und deren Inhalt zugreifen. Eine kanalbasierte Berechtigung ist (noch) nicht möglich.
Jedes Team und jeder Kanal kann favorisiert werden. Dies hat Auswirkungen darauf, welche Teams mir angezeigt werden und wann ich über Aktivitäten benachrichtigt werde.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

Wie gehe ich mit Berechtigungsstrukturen um? Die Berechtigungen sind nur pro Team zu setzen, nicht pro Kanal. Dennoch sollte beim anlegen von neuen Teams Vorsicht walten!
Wie gehe ich mit externen Dienstleistern um, die ebenfalls Zugriff auf alle Inhalte eines Teams und ihrer Kanäle haben? Wie werden unterschiedliche Arbeitsstände geteilt?
Wann brauche ich einen neuen Kanal? Welche Inhalte platziere ich im Kanal "Allgemein"?
Wie gehen ich mit Konnektoren und Apps um?

Kommunikation

Grundsätzlich gibt es zwei Wege in Teams miteinander zu kommunizieren. Aufgrund der Funktionalitäten die von Skype for Business nach Teams übernommen wurden, können Anwender sowohl im "Chat" mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen chatten, telefonieren und Besprechungen abhalten. Zum anderen können sie im Kontext Ihres Teams auf der Registerkarte Unterhaltung einen statischen Austausch von Informationen vornehmen, der für alle Mitglieder des Teams jederzeit ersichtlich ist.
Der Unterschied dieser beiden Möglichkeiten sollte Ihren Anwendern klar sein, sonst kommt es schnell zu Verwirrung an welcher Stelle kommuniziert werden soll.

Tipp: Verstehen Sie den Unterschied zwischen dem Antworten auf eine bestehende Unterhaltung und dem Einstellen einer neuen Diskussion in der Registerkarte Unterhaltung!

Tipp: Auch wenn Sie neue Mitglieder zu einem Team hinzufügen, können diese die bereits stattgefundene Kommunikation in der Registerkarte "Unterhaltung" nachvollziehen.
Da Anwender (noch) nicht ausschließlich in Microsoft Teams arbeiten, ist es es wichtig mit sogenannten Erwähnungen zu arbeiten. Hierüber steuern Sie zum einen, wer über eine neue Nachricht benachrichtigt wird und zum anderen müssen die Anwender einstellen, wann sie benachrichtigt werden wollen!
Jeder Kanal in einem Team besitzt eine E-Mail Adresse über die der Kanal E-Mails empfangen kann. So kann ich den Inhalt einer E-Mail leicht mit einem Team teilen.

Fragen die Sie sich stellen sollten:

Wann werde ich wo über neue Aktivitäten in den Teams und Kanälen informiert?
Wo ist der Unterschied zwischen einem Chat und einer Unterhaltung?
Wie gehe ich mit der Ablage von E-Mails um, die ich an einen Kanal schicke?

Best Practices im Umgang mit Microsoft Teams

Zunächst sollten Sie sogenannte Key User oder auch Champions identifizieren und so Multiplikatoren im Unternehmen schaffen, die als Ansprechpartner für Ihre Anwender gelten.
Zudem sollten Sie anhand von Use Cases Mehrwerte für Ihre Mitarbeiter schaffen und somit die Eingewöhnung in Microsoft Teams für die Anwender vereinfachen!
Erstellen Sie ein Team für alle Key User/ Champions, wo diese sich über Probleme und aktuelle Entwicklungen austauschen können. So wächst automatisch auch eine Knowlegde-Base heran.
Benennen Sie neben dem Besitzer eines Teams auch einen Kanal-Beauftragten. So stellen Sie sicher, dass die Kommunikation im Kanal strukturiert bleibt und die Benutzer einen Ansprechpartner haben.
Erstellen Sie für Konnektoren und ggf. auch Apps einen eigenen Kanal, damit Ihre tägliche Arbeit nicht von zu vielen Meldungen aus beispielsweise Sozialen Medien zugespamt wird!

Wir haben für Sie eine ultimative Guideline zur Einführung von Microsoft Teams.

Haben Sie Fragen?

Celina Hiller

Business Development ManagerinGIS AG - Hamburg+49 151 54429902Kontakt aufnehmen

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