Atlassian Jira im Einsatz für Offshore-Großprojekte


TenneT ist einer der führenden europäischen Übertragungsnetzbetreiber mit Geschäftstätigkeiten in den Niederlanden und Deutschland. Das Unternehmen versorgt rund 42 Millionen Menschen mit Strom aus dem Hoch- und Höchstspannungsnetz. Hierfür sind 5.000 Mitarbeiter*innen in Deutschland und den Niederlanden beschäftigt.



Projektmanagement mit agilem Ansatz

Zur Erleichterung der operativen Zusammenarbeit in Offshore-Projekten hatte TenneT sich 2019 zur Aufgabe gemacht, ein flexibles und intelligentes Work Package Management einzuführen. Der Transformationsprozess vom klassischen Projektmanagement hin zu einer agileren Arbeitsweise war hierbei ausschlaggebend. Hierbei sollte die Transparenz zu Status und Verantwortlichkeiten gegenüber der Altanwendung erhöht werden, um Teaming und Kommunikation zu erleichtern.  Eine modernere Lösung musste her, um die Großprojekte im Offshore-Bereich zukünftig besser planen und nachverfolgen zu können.



Ziele

Von einer modernen, browserbasierten Benutzeroberfläche und besserer Performance versprach sich das Projektteam eine höhere Benutzerakzeptanz und effizienteres Arbeiten bei der Planung und Durchführung von Großprojekten. Ein detailliertes Projekt-Reporting für das Management-Team sollte zu einer besseren Übersicht über den Projektfortschritt und einer erleichterten Projektsteuerung führen. Grundsätzlich sollten bessere Bedingungen für die Durchführung der Projekte geschaffen werden.




Herausforderungen

Projekte im On- und Offshore-Bereich bei TenneT besitzen eine Laufzeit von drei bis fünf Jahren. Spezialisierte Projektteams aus 50 bis 100 Mitarbeiter*innen planen und koordinieren eine große Anzahl von Work Packages und überwachen in der Umsetzung Aufgaben, Ergebnisse und Risiken. Das Projektmanagement ist nach ISO-Normen zertifiziert und an PMI-Richtlinien ausgerichtet. 

Für die parallele Abwicklung solcher anspruchsvollen Projekte ist eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit aller Mitarbeiter ein kritischer Erfolgsfaktor. Synergien lassen sich erschließen, wenn erfolgreiche Projekt-Artefakte aus der „Work Breakdown Structure“ (WBS) konserviert und in Folgeprojekte wiederverwendet werden können.


„Die Einführung des Tools wurde durch die GIS AG zum einen durch Webinare begleitet und zum anderen durch nachgelagerte Coffee Corner Calls gestützt. Die Kombination hat maßgeblich zum Erfolg und der Akzeptanz des Tools geführt.“

Kathrin Hesselmann, Senior Project Manager, TenneT TSO GmbH
Lösung

Um die definierten Ziele für das zukünftige Projektmanagement zu erreichen, wurde Jira Enterprise on Premise in einem Staging-Betrieb mit den zwei Umgebungen QA und PRODUKTIV eingeführt. Der Wert für die Nutzer*innen wurde durch die Implementierung zahlreicher Plugins erhöht.

Vorteile
  • Kurze Bereitstellungsdauer für neue Projekträume 
  • Definierte Einführungsmethodik + umfassende Jira User Guideline 
  • Führungs- und Unterstützungsrolle durch das TenneT Project Management Office für Large Projects Offshore
  • Intuitive und attraktive Benutzeroberfläche 
  • Standardisiertes Vorgehen und Tooling in allen Projekten

„Die Zusammenarbeit mit der GIS AG war produktiv und wir hatten hier einen Partner an der Seite, der unsere Ideen verstanden hat. Diese wurden gut umgesetzt und ebenso kritisch hinterfragt, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.“

Patrick Wirz, Senior Specialist IT Solutions, Project Governance, TenneT TSO GmbH

Vorgehensweise im Detail

Zu Beginn wurden die Anforderungen für den weitreichenden Change gemeinsam mit dem Kernteam des TenneT Project Management Office für Large Projects Offshore erarbeitet und in einem Lastenheft ausformuliert. Für die ambitionierten Ziele wählte TenneT unter Beratung der GIS die Lösungsplattform Atlassian Jira. 

In einem nächsten Schritt wurde die Vorgehensweise zur Umsetzung der Anforderungen an einem Pilotprojekt geplant. Als Grundlage für den Prototypen zur Projektplanung diente das zu dem Zeitpunkt in Vorbereitung befindliche Offshore-Netzanbindungsprojekt„BorWin5“. Ein Pilotteam erprobte den Prototypen, sodass daraus Optimierungen vorgenommen werden konnten. Hinzukam die Implementierung zahlreicher Plugins, mit denen die individuellen Anforderungen erfüllt werden konnten. Insgesamt vergingen von der Konzeptfindung bis hin zur Optimierung des Prototypen 12 Monate. Im Herbst 2020 erfolgte der Roll-Out im Produktivsystem und die Übergabe an das Projektteam.

Einführungsbegleitend wurde eine Webinarserie zur Schulung der ca. 70 Projektmitglieder angeboten. Für das bestmögliche Training der Mitglieder wurden die verschiedenen Webinare zielgruppenspezifisch nach Teilprojektteam und Rolle gegliedert. Zudem erhielten alle Mitglieder einen auf TenneT maßgeschneiderten Nutzungsleitfaden an die Hand. Im Nachgang an die Schulungen dienten wöchentliche Coffee Corner Calls der Festigung des Gelernten und der Diskussion von Best Practices.




Kurzer Einblick




Zusammenfassung

Durch die Einführung und Erprobung der neuen Plattform auf Basis von Atlassian Jira verfügt TenneT nun über ein Template für einen Projektraum, das beliebig vervielfältigt werden kann. Das erste Projekt „BorWin5“ nutzt Jira als zentrales Werkzeug und diesen Projektraum für die operative Projektumsetzung. Das IT-Team bei TenneT übernahm nach einem Ramp-Up durch die GIS den Betrieb und Support der technischen Plattform. Als nächste Schritte sind die Unterstützung weiterer On- oder Offshore-Projekte durch dieses Template geplant.


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