Proaktives Qualitätsmanagement bei Symrise mit Atlassian Jira

Symrise ist ein globaler Anbieter von Duft- und Geschmacksstoffen, kosmetischen Grund- und Wirkstoffen sowie funktionalen Inhaltsstoffen.​
Zu den Kunden gehören Parfüm-,  Kosmetik-, Lebensmittel- und Getränke-hersteller, die pharmazeutische Industrie sowie Produzenten von Nahrungs-ergänzungsmitteln und Heimtiernahrung.​
Mit einem Umsatz von 3.408 Mio. € ( im Jahr 2019) gehört Symrise zu den im MDAX® geführten Unternehmen. Der Konzern mit Sitz in Holzminden ist an etwa 100 Standorten mit insgesamt 10.401 Mitarbeitern weltweit vertreten.




Proaktives Qualitätsmanagement (QM)

  • Grundaufgabe des QM: Erkennung und Minimierung unternehmensgefährdender Risiken​
  • Dafür Aufteilung des Qualitätsmanagements in: Strategie, Auditing und Qualitätssicherung​
  • Anzahl geschriebener Berichte und durchgeführten Audits alleine ist kein Indikator für gutes Qualitätsmanagement​
  • Proaktives Qualitätsmanagement bedeutet, Handlungsempfehlungen aus QM-Berichten umzusetzen​
  • Ziel: Aufwand in Schulung, Aufklärung und Prävention investieren, weniger in Monitoring und Nachhalten von Maßnahmen​



Vom Excel Sheet zum Kontrollierten Prozess mit Jira

Einmal jährlich wurden bei Symrise ca. 5.000 Maßnahmen aus 27 Ländern in einer Management-Präsentation aggregiert dargestellt.​

Die Erstellung dieses Reportings dauerte mehrere Wochen, da zunächst Excel-Vorlagen verteilt wurden, die Rückläufer überprüft, nachgefasst und schließlich ausgewertet wurden.​

Dementsprechend stand fest, dass eine effizientere Unterstützung für den Reporting Prozess her musste. Es wurden also zunächst Produkte mit Qualitätsmanagement-Fokus, wie Evalon und Wisetrack gesichtet. ​

Unterdessen konnte Atlassian Confluence erfolgreich als Dokumentenkontrollsystem bei Symrise eingesetzt werden. Daher fiel der Blick auf Atlassian Jira. Dieses ist zwar kein spezialisiertes QM-Werkzeug, bietet jedoch eine starke Tasktracking-Funktionalität, die sich auf verschiedene Anwendungsfälle anpassen lässt. So stellte Jira eine preislich attraktive Alternative dar, die Symrise gut einsetzen konnte.​

Lösung

  • Customizing der Anwendung (Workflows, Felder, Notifications, Security, Dashboards, etc.) wurde von Pasqual Jahns übernommen​
  • Aufbau und Betrieb der Server (inkl. Single-Sign-On, Datenbanksystemen und Updates) verantwortete die GIS AG​
  • Zur Optimierung der Nutzerführung wurde eine Funktion implementiert, die erst nach vollständiger Erfassung eines Issues eine Benachrichtigung versendet​
  • Einführung einer Funktion zur automatischen Einstellung von Filtern​
  • Umsetzung der Mehrsprachigkeit für verschiedene Standorte​
  • Einsatz vom Add-In "Scriptrunner" zur Unterstützung bei Erstellung von Projekten, sowie Realisierung von Schreibschutz bestimmter Felder​
  • Einsatz von "BETTER Excel" für verbessertem Excel-Export​
  • "Workflow Toolbox" und "Jira Suite" sowie "Delegated Creator" konnten weitere Arbeitsschritte vereinfachen​

"Jira unterstützt uns täglich bei der Standardisierung und Steuerung unserer Prozesse im Integrierten Management System und reduziert dabei den administrativen Aufwand auf ein absolutes Minimum. "

Pasqual Jahns, Global Director Process Management, Symrise AG



Ein Chatbot erleichtert die Arbeit

Auf Basis eines open-source Bot-Frameworks wurde schließlich der „IMS Data Assistent“ (IDA) erstellt.​ ​

IDA hilft bei internen Audits in dem z.B. eine feldbezogene Übersetzung der Inhalte per Übersetzungsdienst „DeepL“ dargestellt wird. Finding-Prozeduren werden erleichtert, in dem IDA ein Interview startet und immer wieder vorkommende Hauptrisiken automatisch abfragt. Am Ende gibt IDA Handlungsanweisungen auf Basis von Best Practices uns früheren Erkenntnissen und unterstützt IDA bei der User- und Projektanlage.​

Lessons learned, Ausblick und Ergebnis

  • Iterative Einführung rückblickend als Projekterfolg​
  • Technische Ablösung bestehender Papierprozesse, später dann dessen Optimierung​
  • Anwender wurden mitgenommen und nicht überfordert​
  • Kanban-Board kann man sich zukünftig auch außerhalb des Qualitätsmanagements vorstellen​
  • Steigerung Abarbeitungsgrad der Maßnahme auf 90-95 %​
  • Automatische Erstellung eines QM-Snapshots als Report​
  • Einsatz der Lösung mittlerweile im Auditwesen, in der Audit-Planung, bei der Risiken- und Chancen-Erhebung, beim Abweichungsmanagement und in der Meeting-Organisation​

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Celina Hiller
Business Development ManagerinGIS AG - Hamburg+49 151 54429902Kontakt aufnehmen