Die ivv steht vor der Herausforderung die weitere Digitalisierung ihrer Mandanten zu unterstützen. Im Kollaboration Bereich bestehen Anforderungen, die eine Weiterentwicklung der Kollaboration-Dienste durch technologische Innovation bedingen und eine Optimierung der Prozesse erlauben. Hierbei steht die Nutzung des vorhandenen Wissens und die organisationsübergreifende Zusammenarbeit im Blickpunkt.
 

• Kostenbewusstes Handeln
• Innovation ermöglichen
• Prozessorientierung vorantreiben

Folgende Zielsetzungen standen bei der Evaluierung im Vordergrund:
Neben der Betrachtung des Ist-Standes sollten primär die beiden Marktführer Microsoft und IBM technologisch als auch aus Sicht der Kosten betrachtet werden. Im UC Umfeld wurde zusätzlich Cisco bewertet.

Aus der Analyse der Ist-Landschaft sowie Interviews mit den Fachbereichen der Mandanten ergaben sich die funktionalen Anforderungen an die zukünftigen Kollaboration-Dienste.  Ein Abgleich mit den Herstellermöglichkeiten ergab für IBM und Microsoft eine hohe Abdeckung.

Ergänzt wurde die fachlich inhaltliche Analyse durch eine 5 Jahres Kostenbetrachtung. Besonderes Augenmerk wurde hier auf eine mögliche Portierung der vorhandenen Domino Datenbanken gelegt. Des Weiteren wurden Betriebs-, Software- und Infrastrukturkosten betrachtet. Die Analyse untersucht in vier Varianten jeweils die OnPrem und Cloud Variante.

Die zukünftige Kollaboration der ivv ist geprägt durch moderne Kommunikations- und Kollaboration-Werkzeuge und
für das organisationsübergreifende Arbeiten im Verbund und mit Externen definiert.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Unterstützt Mobilität
  Verfügbarkeit auf allen gängigen Endgeräten
• Einheitliches File Management übergreifend
  weg von Files in Mails und File-Server
• Moderne Kollaboration-Dienste ermöglichen neue & standardisierte Formen der Zusammenarbeit
  Web-Konferenz am Arbeitsplatz, Video
• Externe Zusammenarbeit und Austausch mit Partnern
  Offene Schnittstellen fördern die Integration organisationsübergreifend
• Vernetzung von Informationen führt zu neuem Wissen
  Strukturierte digitale Erfassung von Erfahrungen (Wissen) und Bereitstellung vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung
• Ein kontrollierter Betrieb sichert die Daten und Wissen
  Cloud Dienste werden mit betrachtet
• Stärkung von übergreifender Team,- und Projektarbeit
  Aufgabenmanagement in Großprojekten, AdHoc-Teamorganisation, Übergreifende Teams
• Kostenvorteile nutzen
  schnelles Finden von Informationen, SW-Lizenzen, Systemkonsolidierung, Cloud Dienste

In gemischten Arbeitsgruppen des Kunden und der GIS wurden folgende
Ergebnisdokumente erstellt:

• Report der Ist-Analyse der betriebenen IT-Landschaft
• Mapping der Fach- sowie  technischen Anforderungen auf benötigtefunktionale Fähigkeiten
• Bewertung verschiedener Hersteller auf Erfüllungsgrad
• Herleitung möglicher Lösungsalternativen
• Betriebs- und Projektkosten
• Vergleich der verschiedenen Lösungsalternativen
• Abschlussbericht mit einem Strategievorschlag sowie Handlungsempfehlungen