Der Weg vom Intranet zum digitalen Arbeitsplatz auf Basis von Microsoft 365

Das 1889 in Lübeck gegründete Familienunternehmen Dräger AG & Co. KGaA besteht in fünfter Generation und hat sich zu einem globalen, börsennotierten Konzern entwickelt. Dräger stellt Produkte der Medizin- und Sicherheitstechnik her. Damit schützen, unterstützen und retten sie auf der ganzen Welt das Leben von Menschen im Krankenhaus, bei Feuerwehren, Rettungsdiensten, Behörden, im Bergbau sowie in der Industrie. Dräger beschäftigt weltweit mehr als 14.000 Mitarbeiter und ist in über 190 Ländern der Erde vertreten.

Herausforderung

Interne Kommunikation und Kollaboration neu gedacht

Um ihre Herausforderungen der Zukunft besser meistern zu können, hat Dräger als wichtiges Element die Weiterentwicklung des D-World Intranets in Richtung eines modernen, umfassenden digitalen Arbeitsplatzes identifiziert. So soll es eine moderne Kommunikation und Kollaboration ermöglichen.
Die neue D-World soll die zentrale Anlaufstelle für jeden Nutzer sein und Zugang zu relevanten Informationen, Produkten sowie Systemen/Werkzeugen effektiver Zusammenarbeit im jeweiligen Nutzungskontext bieten.

Den derzeitigen Schwächen des über Jahre gewachsenen Intranets aufgrund

  • sinkender Akzeptanz durch Informationsüberladung, komplexer Strukturen sowie fehlender Governance,
  • der Forderung nach agilen Arbeitsweisen und Werkzeugen auch für den mobilen Einsatz,
  • und den stetig steigenden Kosten für Pflege und Betrieb

wird durch ein modernes, zukunftsorientiertes Konzept entgegengewirkt.

Ziele

Die wichtigsten Ziele des Projektes sind hier zusammengefasst:

Inhalt und Funktion

  • Unterstützung der Mitarbeiter bei neuen Arbeitsweisen im Zeitalter der digitalen Transformation
  • Ausbau sowohl kollaborativer als auch klassischer Kommunikationsfunktionen
  • Steigerung der Relevanz von Informationen
  • Wissensaustausch, Orientierung und Zugänglichkeit von Know-how für alle
  • Redundanzen verringern und Synergien schaffen (Inhalte und Funktion)
  • Schaffung eines ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatzes

Kosten und Governance

  • Altkommunikations- und Kollaborations-IT-Systeme/-Tools zur Betriebskostensenkung abschalten
  • klares Verständnis der Methoden, Instrumente und Verfahren der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit schaffen
  • agiles Projektvorgehen zur engen Verzahnung von Fachbereichen und IT für zeitnahe Umsetzungen etablieren

Für einen Lösungsteil erhielt GIS den Valo Partner Award für Customized Solutions 2020 in Europa

Lösung

Durch den Einsatz von Microsoft 365 wurde eine technologische Grundlage geschaffen, die den komplexen Anforderungen eines globalen digitalen Arbeitsplatzes gerecht wird und sich dennoch an die bestehende IT-Infrastruktur anpasst. Ebenso kann die Plattform Sicherheits- und Datenschutzaspekte garantieren.

Um Kosten zu sparen und die Update-Fähigkeit zu erhalten, wurden individuelle Programmierungen an der Microsoft 365 Plattform möglichst vermieden. Funktionale Lücken wurden durch Valo Add-Ons geschlossen und somit die Erzielung der gewünschten Ergebnisse garantiert.

Vorteile

  • Bereitstellung von Informationen in einem modernen Design mit Benutzerführung
  • Unternehmensweite Standardwerkzeuge für die digitale Zusammenarbeit
  • Teilen von unternehmensweitem Wissen
  • Nutzung unabhängig von Zeit, Gerät und Standort
  • Relevante Informationen durch Personalisierung und Fokus auf lokale Inhalte
  • Innovationskraft der Microsoft 365 Plattform für neue Lösungen direkt nutzbar
  • Verbesserte Auffindbarkeit von lokalen und globalen Informationen durch neues Suchkonzept

Projektvorgehen

Dräger hat sich für ein agiles Projektvorgehen entschieden, um eine enge Verzahnung und Kommunikation zwischen dem Fachbereich, der Dräger IT und GIS als Umsetzungspartner sicher zu stellen. Die gewählte technische Plattform Microsoft 365 und Valo Add-Ons ermöglichen ein agiles Vorgehen aufgrund der hohen Modularität, Anpassbarkeit und des Out-of-the-Box Gedanken. So kann mit den Fachbereichen an konkreten Prototypen und Strukturen gearbeitet und diese optimiert werden anstatt an Konzepten.
Die Transparenz der Aufgaben wurde über Stories und Aufgaben sichergestellt. Alle Projektmitarbeiter haben die Möglichkeit Anforderungen einzustellen, zu kommentieren und gemeinsam zu priorisieren.

Durch die kontinuierliche Verbesserung der Abläufe hat sich ein reger Austausch im Projektteam etabliert und ermöglicht so eine bedarfsgerechte Umsetzung sowie Reaktion auf aktuellste Änderungen.
Gerade dies ist wichtig, um mit den Änderungen der schnelllebigen Geschäftswelt sowie des technischen Umfeldes Schritt zu halten. Eine kontinuierliche Verbesserung im Wochenrhythmus konnte somit erreicht werden.

„Auf dem Weg zu einem neuen Intranet, welches sowohl kollaborative als auch klassische Kommunikationsfunktionen zu einem ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz unterstützt, war die GIS AG ein wichtiger Partner, um unser Ziel erfolgreich umzusetzen.“

Michael Jetter, Head of Digital Solutions Communications, Drägerwerk AG & Co. KGaA

Drägers Weg in die digitale Arbeitswelt?

Für Dräger ist die Umsetzung der neuen D-World ein Meilenstein auf dem Weg zu einem ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz.
Der neue Arbeitsplatz unterstützt den kulturellen und organisatorischen Wandel in einer sich immer weiter digitalisierenden Arbeitswelt.

Er bietet eine sichere, attraktive Umgebung für Mitarbeiter, um ihre Arbeit leichter erledigen zu können.

Folgende Lösungsbausteine unterstützen den Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit:

Work is Teamwork
Work is complex
Work should be flexible
Work should be efficient

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Wolfgang Raestrup
Head of Digital WorkplaceGIS AG - Hamburg+49 151 54429916Kontakt aufnehmen
Lisa Marie Tomaschek
Marketing ManagerinGIS AG - Hannover+49 151 54429937Kontakt aufnehmen

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