Migration von Domino/Notes zu Microsoft 365

Die Aurubis AG ist eines der weltweit führenden Anbieter von Nichteisenmetallen und weltweit führend im Kupferrecycling. Das Unternehmen verarbeitet komplexe Metallkonzentrate und diverse Recyclingrohstoffe zu hochreinem und hochwertigem Kupfer. Aurubis beschäftigt in Produktionsstandorten in Europa und den USA rund 7.400 Mitarbeiter und verfügt über ein ausgedehntes Service- und Vertriebssystem in Europa, Asien und Nordamerika.

Der Bedarf an der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie über dieses hinaus mit Partnern (wie z.B. Lieferanten, Kunden, etc.) steigt im Zeitalter der Digitalisierung stetig an. Für die Zusammenarbeit stehen Collaboration-Werkzeuge, wie z.B. Mail, Chat, Telefon- und/ oder Videokonferenzen genauso wie eine gemeinsame Dateibearbeitung im Fokus. Eine sichere Handhabung dieser Werkzeuge sollte heute, auch über Unternehmensgrenzen hinaus, auf möglichst jedem Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) zum Standard gehören.  ​

Aurubis hat sich, dem Bedarf folgend, strategisch für Microsoft 365 als neue Mail- und Collaboration-Plattform entschieden. Daraus ergab sich die Notwendigkeit die bisherige Plattform Domino/Notes als Collaboration Plattform abzulösen. Nachdem mehrere Alternativen zur Umsetzung beleuchtet wurden, entschied man sich bei ca. 4.500 Benutzern für eine “Koexistenz Umstellung” und gegen eine “Big Bang Umstellung”.

Projektverlauf

In einem ersten Schritt führte Aurubis zum Abspeichern und Teilen von persönlichen Dokumenten einen “Microsoft 365 Outlook Client” für Mail sowie “OneDrive Persönlich” ein.   ​

Nach dem Aufbau einer Koexistenz Umgebung für Domino/Notes und Microsoft 365 Exchange/Outlook sowie einer ersten Testmigration erfolgte eine Pilotmigration mit 50 Usern aus allen Bereichen. Begleitend zur Test- und Pilotmigration wurde die Koexistenz Umgebung optimiert. Im Anschluss an die Pilotumgebung wurden Gruppen bis ca. 300 User definiert und migriert. Parallel zur Technik wurde ein speziell für Aurubis optimiertes Change/Learning Programm für die Benutzer entwickelt und parallel zur technischen Umsetzung durchgeführt. Unterstützend zur Migration war der “Quest Migrator for Notes to Exchange” sowie der “Quest Coexistence Manager for Notes” im Einsatz. 

Ziel

Die Benutzer hatten auf einen Stichtag die neuen Programme, waren entsprechend ausgebildet und vorbereitet, um mit den Programmen umzugehen. Ebenso wurden alle Daten aus den Domino Maildatenbanken und Domino Mailarchiven nach Microsoft 365 migriert – insgesamt waren das 35 TB Volumen. 

"Wir haben über Jahre hinweg gute Erfahrungen mit der GIS bereits auch in anderen bereichen gemacht. Sie war stets flexibler als andere große Dienstleister und verkauft nur, was sie auch können."

Marcus Schröder, Director Corporate IT Infrastructure, Aurubis AG

Vorteile

  • Eine Koexistenz-Umstellung schafft einen kontrollierten Übergang in eine neue Technologie und hilft, abhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung, Kosten zu sparen  
  • Die Benutzer sind auf den Umgang mit den neuen Programmen vorbereitet und verlieren nach der Umstellung keine Zeit im Arbeitsalltag, wichtige Funktionen zu suchen  
  • Die Vorgehensweise “Technik und Change/Learning parallel” verhindert Frust bei den Benutzern sowie ein erhöhtes Supportaufkommen   
  • Direkt nach der technischen Umstellung und der Change Begleitung durch begleitende Informationen sowie ein angemessenes Training sind die Benutzer schnell wieder voll arbeitsfähig  
  • Die Akzeptanz für die neuen Werkzeuge ist hoch   

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