Automatisierte und sichere Administration im Microsoft 365-Umfeld mit ScriptRunner

Zentralisierte und standardisierte Erstellung von Routineaufgaben

Durch ihre diversen Standorte ist die Aurubis AG sehr heterogen aufgestellt und in der gesamten Welt verteilt. Die unterschiedlichen Prozesse und Anforderungen an den jeweiligen Standorten ergeben auch im IT-Bereich eine Struktur, die je nach Standort abweicht. Daher sind jedem Standort IT-Administratoren zugeordnet, die entsprechend für ihren Standort verantwortlich sind. Mit der Migration auf das M365-Umfeld wurde initial eine zentrale Administration über die Standorte hinweg geschaffen, die jedoch nicht den individuellen Anforderungen der Standorte entsprach. Eine individuellere Lösung musste her, um erneut die lokale Administration zu ermöglichen. 




Ziele

Mit einer individuelleren Lösung für die IT-Administration strebte die Aurubis AG danach, die jeweiligen Anforderungen an den Standorten abzudecken. Zudem spielte die Standardisierung der Administration eine hohe Rolle, um wiederkehrende Aufgaben automatisieren und delegieren zu können. So erhoffte sich die Aurubis AG weniger Aufwand für die Routinearbeit und gleichzeitig mehr Zeit für anspruchsvolle Tätigkeiten.

Lösung

Durch ScriptRunner wurde ein Tool eingeführt, das den definierten Zielen für die zukünftige IT-Administration entspricht. Basierend auf der Skriptsprache PowerShell nimmt es den Mitarbeitenden in der IT-Administration und dem Helpdesk routinierte Aufgaben ab und sorgt für eine höhere Produktivität. Besonders die Standardisierung der Skripte mit der geführten Eingabe von Werten sorgt für geringen Administrationsaufwand, minimale Eingabefehler und maximale Qualität. Genauso werden durch die vorgefertigten Skripte nur wenige Nutzende mit hohen Administrationsrechten benötigt, wodurch die Sicherheit der Administration und Zugriffe beachtlich erhöht werden konnte.




Vorteile

  • Standardisierte und automatisierte Ausführung und Delegation von Abläufen  

  • Zeitgewinn für höher qualifizierte Arbeiten

  • Vorgefertigte Skripterstellung für die Ausführung durch den Helpdesk

  • Gesteigerte Sicherheit durch geringe Anzahl hoher Administrationsrechte

  • Zentralisierte Plattform für standortübergreifende Nutzung der Skripte


Quick-Wins & Eckdaten

Entlastung aller Admins an allen Standorten

Entlastung des Service Desks an allen Standorten.

Ca. 4 Monate Projektlaufzeit

6 Personen waren im Projekt involviert


Vorgehensweise im Detail

In einem ersten Schritt wurde ein Site-Administrationskonzept entwickelt, in dem die lokalen Anforderungen an die IT-Administration festgelegt wurden. Darauf aufbauend wurden in einem Pilotteam aus zwei Standort-ITs und der Corporate IT die notwendigen Funktionen durch Use-Case-Analysen identifiziert. Diese sollten zukünftig für eine einfache Bedienung und Durchführung in ScriptRunner berücksichtigt werden. Die identifizierten wiederkehrenden Aufgaben wurden anschließend an realen Anwendungsfällen getestet. Typische Anwendungsfälle fielen in den Bereich des Benutzermanagements und betrafen z.B. das automatisierte Löschen von Nutzenden oder die Handhabung von M365-Lizenzen. Bei einer entsprechenden Aufgabenstellung wurde so festgelegt, dass zukünftig eine automatisierte Ausführung der Aufgaben erfolgen konnte. 

Nach der Pilotphase wurde in ScriptRunner ein zentrales Repositorium für PowerShell-Skripte erstellt, damit diese gesammelt auf zentraler Ebene vorliegen. So können Skripte nach der Erstellung standortübergreifend zur Verfügung gestellt werden. Die Standorte profitieren voneinander, indem ein Skript nur einmal erstellt werden muss und bei Bedarf von allen verwendet werden kann. Durch diese Synergien ergeben sich zusätzliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Die vorgefertigten Skripte ermöglichen dem Helpdesk die Übernahme von Aufgaben, für die zuvor hohe Administrationsrechte nötig waren.  

Für die unternehmensweite Implementierung von ScriptRunner fanden an den Standorten technische Schulungen statt, sodass sich die Nutzenden vorab mit den Funktionen vertraut machen konnten.  

"Durch die Einführung von ScriptRunner in der IT-Administration steht der Aurubis AG nun eine Plattform zur Verfügung, mit der die individuellen Anforderungen an den Standorten optimal erfüllt werden können. Gleichzeitig konnte durch das Automatisieren und Delegieren der Aufgaben die Effizienz, Qualität und Sicherheit bei der täglichen Arbeit der Administration und des Helpdesks massiv gesteigert werden."

Markus Schröder, Director Corporate IT Infrastructure, Aurubis AG



Ein Blick in die Umsetzung

Die Administration und der Helpdesk arbeiten in einem individuellen Dashboard, das übersichtlich die verfügbaren Bestandteile aufzeigt und bei Bedarf angepasst werden kann. Hierbei sind für die Nutzenden nur die für sie freigegebenen Funktionen einsehbar. 




Zusammenfassung

Durch die Einführung von ScriptRunner in der IT-Administration steht der Aurubis AG nun eine Plattform zur Verfügung, mit der die individuellen Anforderungen an den Standorten optimal erfüllt werden können. Gleichzeitig konnte durch das Automatisieren und Delegieren der Aufgaben die Effizienz, Qualität und Sicherheit bei der täglichen Arbeit der Administration und des Helpdesks massiv gesteigert werden.


Über die Aurubis AG

Die Aurubis AG ist einer der weltweit führenden Anbieter von Nichteisenmetallen und weltweit führend im Kupferrecycling. Das Unternehmen verarbeitet komplexe Metallkonzentrate und diverse Recyclingrohstoffe zu hochreinem und hochwertigem Kupfer. Aurubis beschäftigt in Produktionsstandorten in Europa und den USA rund 7.400 Mitarbeitende und verfügt über ein ausgedehntes Service- und Vertriebssystem in Europa, Asien und Nordamerika.


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