Einführung eines neuen Mailsystems sowie neuen Kommunikations- und Kollaborationslösungen

Die Aurubis AG ist eines der weltweit führenden Anbieter von Nichteisenmetallen und weltweit führend im Kupferrecycling. Das Unternehmen verarbeitet komplexe Metallkonzentrate und diverse Recyclingrohstoffe zu hochreinem und hochwertigem Kupfer. Aurubis beschäftigt in Produktionsstandorten in Europa und den USA rund 7.400 Mitarbeiter und verfügt über ein ausgedehntes Service- und Vertriebssystem in Europa, Asien und Nordamerika.

Ziele

Wenn Change, dann richtiger Change! 

Wie in fast allen Unternehmen stellt die Mail das zentrale Kommunikationsmedium des digitalen Arbeitsplatzes dar. Eine hiermit verbundene Umstellung ähnelt stets einem Eingriff am offenen Herzen. Für die hauseigene IT gilt es, sorgfältig zu planen, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein. Aurubis hat sich daher entschieden, auf ein breitgefächertes Change Management, bestehend aus weitreichenden Kommunikations-Begleitungs- und Befähigungsmaßnahmen, zu setzen.

Kommunikativ wurde jeder Aurubis-Mitarbeiter nach zentralen Kickoff-Veranstaltungen über Mails durch den kompletten Migrationsprozess begleitet (beginnend wenige Wochen vor Migration bis wenige Tage nach Migration in die neuen Umgebung). Auf diese Weise waren die Mitarbeiter vorbereitet, wussten was zu tun ist, konnten sich auf die Veränderung frühzeitig vorbereiten und konnten auch nach der Migration auf ein umfangreiches Support-Angebot zurückgreifen. ​

Noch während der Kickoff-Veranstaltungen wurden sogenannte „M365-Ansprechpartner“ geworben. Auf freiwilliger Basis konnten sich aus jeder Abteilung Personen melden, die für ihre Kollegen an Schulungen (in Deutschland vorzugsweise in Präsenz und international als „Online Events“) zu Outlook, OneDrive for Business und Teams teilnahmen und ihnen später als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.  ​

Für alle Mitarbeiter (auch die internationalen Standorte) wurde der sogenannte „Microsoft 365 Online Guide“ in insgesamt sechs Sprachen eingerichtet. Neben Klick-Anweisungen zu den zentralen neuen Werkzeugen wurden hier weiterführende Informationen zur Migration und der Einführung von Microsoft 365 bereitgestellt. Darüber hinaus wurde in Teams ein Supportforum für alle Kollegen eingerichtet, das von den Ansprechpartnern gemeinsam mit dem Projektteam begleitet wurde. ​

„Mit der GIS haben wir einen erfahrenen Begleiter für Change Management, der uns stets mit Rat und Tat zur Seite steht. Neben kompetenter Beratung können wir auf Kommunikations- und Lernmaterialien zurückgreifen, das an unseren Bedarf angepasst wird. Innerhalb von zielgruppengerechten Trainings wurden neben unseren Ansprechpartner auch die IT geschult.“

Dierk Dubbels, Digital Workplace Architect–Corporate IT Services, Aurubis AG

Projektablauf – Schritt für Schritt zum digitalen Arbeitsplatz

Das umfassende Change Management hat es ermöglicht, dass über einen Zeitraum von etwa einem Jahr nicht nur alle Mailpostfächer ohne größere Produktivitätsausfälle bei den Mitarbeitern erfolgreich umgestellt wurden, sondern auch Teams als zentrales Kommunikationswerkzeug etabliert werden konnte. 

Es hat sich aber auch gezeigt, dass die Einführung neuer Kollaborationslösungen, wie OneDrive, Teams und z.B. Planner, die neue Wege der Zusammenarbeit ermöglichen, nicht über reine Kommunikations- und Befähigungsmaßnahmen erfolgen kann. Denn hiervon sind in weiten Teilen gewohnte Arbeitsweisen betroffen. Diese Veränderungen benötigen Zeit. ​

Im Projektverlauf zeigte sich schnell, dass mit dem entstandenen Ansprechpartner-Netzwerk genau der Draht zu den Mitarbeitern aufgebaut werden konnte, den es für einen derartigen Change bedarf.  ​

Die Ansprechpartner wurden daher regelmäßig auf Follow-ups über die neuen Möglichkeiten mit den Werkzeugen informiert und konnten dadurch fundiertes Feedback geben, wie die Tools im Aurubis-Alltag Verwendung finden. Auf diese Weise konnte eine Verbindung zwischen den Fähigkeiten der Anwendungen und den Anforderungen des Arbeitsalltages hergestellt werden. ​

What's next?

Durch konkrete Use Case-Analysen werden aktuell sogenannte Learning Nuggets erarbeitet, die ganz konkret zeigen, wie die Arbeit bei Aurubis durch den Einsatz von Microsoft-365-Tools profitieren kann, z.B. bei der Team- und Projektarbeit oder dem Dateimanagement.

Interessieren Sie sich am technischen Part des Migrationsprojektes? Bald finden Sie Ihn hier auf der Homepage. Gerne stellen wir Ihnen das Projekt aber auch kurz persönlich vor.

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Carsten Schulz
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